Bộ điều phối

1) Xác thực

TIẾP CẬN PHÒNG NGỪA VỚI XÁC THỰC

Bảo vệ tài liệu cũng như dữ liệu và thông tin nội bộ của công ty là một thách thức thực sự đối với nhiều doanh nghiệp. Một biện pháp thiết yếu cho việc này là bảo vệ an toàn các thiết bị đầu ra khỏi sự truy cập trái phép, yêu cầu tất cả người dùng xác thực tại MFP thông qua mã PIN, thẻ ID hoặc tên người dùng và mật khẩu trước khi họ có thể in, sao chép hoặc quét tài liệu.

Thử thách của bạn:

• Bạn cần kiểm soát hoàn toàn việc ai đang in và / hoặc quét trong công ty của bạn.
• Bạn muốn loại bỏ bất kỳ thông tin in nào nằm xung quanh các khay đầu ra của máy in.
• Điều cần thiết là bạn ngăn người dùng trái phép quét và truyền tài liệu bên ngoài công ty của bạn.

Giải pháp của chúng tôi: Xác thực

Với mô-đun Xác thực, các tổ chức có thể tăng mức độ bảo mật của giao tiếp được in. Không thể kiểm soát truy cập vào thiết bị bằng cách chặn các thiết bị cho đến khi người dùng xác thực.
Điều này có thể hoặc trên thiết bị đầu cuối nhúng hoặc thông qua thiết bị đầu cuối bên ngoài được gắn vào thiết bị. Để thuận tiện tối đa, người dùng xác thực qua thẻ ID có thể được hưởng lợi từ tính năng tự đăng ký thẻ khi lần đầu tiên sử dụng phần mềm.

Những lợi ích

• Thông tin quan trọng và nội dung nhạy cảm của công ty được bảo mật và bảo vệ khỏi rơi vào tay kẻ xấu.
• Vi phạm an ninh được giảm thiểu bằng cách giới hạn quyền truy cập chỉ dành cho người dùng được ủy quyền.
• Kiểm tra chặt chẽ có thể được giữ mọi lúc về việc ai đang in cái gì và ở mức độ nào.

2) PrintRoaming®

IN BẤT CỨ Ở ĐÂU, BẤT CỨ NƠI NÀO VỚI PrintRoaming®

Linh hoạt hoạt động là hoàn toàn cần thiết cho các công ty toàn cầu. Để đạt hiệu quả tối đa trong sản xuất và quản lý tài liệu, người dùng nên có thể gửi công việc in của mình trong bất kỳ chi nhánh công ty nào, cuối cùng xử lý và phát hành bản in của họ ở vị trí họ cần.

Thử thách của bạn:

• Bạn cần sản xuất tài liệu mà không giới hạn ở một tòa nhà hoặc địa điểm cụ thể.
• Nhân viên của bạn sẽ có thể gửi công việc in của họ ở bất kỳ vị trí nào và in tài liệu ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào họ cần.
• Bạn muốn tăng hiệu quả tổng thể của mạng in của bạn và làm cho nhân viên của bạn thực sự di động trong công việc của họ.

Giải pháp của chúng tôi: PrintRoaming®

Mô-đun PrintRoaming® cho phép người dùng gửi lệnh in của họ ở bất kỳ vị trí nào và in tài liệu ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào họ cần. Miễn là điều này vẫn nằm trong mạng công ty, không vấn đề gì nếu đây là ở một văn phòng khác, một tòa nhà khác hoặc thậm chí là một địa điểm trên lục địa khác. Mới được cải tiến với PrintRoaming® dựa trên máy khách, phần mềm cung cấp chức năng này bằng công nghệ độc đáo chỉ cần một lượng rất nhỏ băng thông mạng để truyền dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả.

Những lợi ích

• Tiết kiệm thời gian với việc thu thập thuận tiện các công việc in từ một máy in được chọn tại bất kỳ địa điểm nào của công ty.
• In lại ngay lập tức các tài liệu được đánh dấu là yêu thích.
• Cộng tác dễ dàng hơn với việc chia sẻ hàng đợi in trong một nhóm hoặc bộ phận.

3) Báo cáo

IN VÀ BÁO CÁO QUÉT ĐỂ KIỂM SOÁT CHI PHÍ HOÀN THÀNH

Tính minh bạch chi phí nâng cao và giảm chi phí cuối cùng được kích hoạt trong bất kỳ tổ chức nào với sự giám sát kỹ lưỡng của từng mẫu in, sao chép, quét và fax và hiệu suất in tổng thể.

Thử thách của bạn

• Bạn cần kiểm tra chi phí in để tuân thủ ngân sách của bạn.
• Bạn muốn minh bạch chi phí in ấn bằng cách phân bổ chúng cho các bộ phận, dịch vụ và người dùng cụ thể.
• Bạn muốn tạo báo cáo tự động theo định kỳ để xem hiệu suất in của các chi nhánh và công ty con.
• Bạn thường xuyên phải tổng hợp các báo cáo toàn diện và có ý nghĩa cho quản lý doanh nghiệp cao cấp

Giải pháp của chúng tôi: Báo cáo

Mô-đun Báo cáo giúp bạn kiểm tra chi phí in, sao chép, quét và fax: Công cụ báo cáo trung tâm theo dõi tất cả các hoạt động in, sao chép, fax và chụp tài liệu trong toàn bộ tổ chức, cung cấp bảng và biểu đồ để biết tổng quan chi tiết. Các hoạt động in, sao chép, fax và quét được theo dõi và thông tin chi tiết được giữ lại trên mỗi công việc, chẳng hạn như tên công việc và ngày in, bản xem trước trang đầu tiên và số lượng trang. Dựa trên thông tin này, các báo cáo toàn diện có thể được tạo ra chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

Các báo cáo quản lý được biên soạn theo cùng một cách để có được cái nhìn tổng quan toàn diện về toàn bộ môi trường in của công ty, bao gồm các chi tiết về trung tâm chi phí, thiết bị và người dùng. Với mô-đun này, các báo cáo của Green green cũng có thể được tạo ra cho thấy những tác động tích cực của việc tiết kiệm in liên quan đến việc giảm sử dụng gỗ và nước cũng như mức CO2 thấp hơn. Các khoảng khác nhau có thể được chọn cho các báo cáo (hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng); và để chia sẻ dễ dàng hơn, các báo cáo có thể được xuất sang các định dạng tệp khác nhau, bao gồm PDF, HTML, DOC.

Những lợi ích

• Nâng cao hiệu quả in tổng thể với các báo cáo chi tiết xác định nơi xảy ra chi phí in, sao chép, quét và fax.
• Tổng quan chi tiết về tỷ lệ in / quét.
• Tiết kiệm thời gian của quản trị viên với cài đặt báo cáo tự động và gửi email báo cáo cho người dùng được chỉ định.
• Tạo ngay các báo cáo quản lý toàn diện và phù hợp cho các giám đốc điều hành cấp cao.
• Báo cáo phát triển bền vững (ví dụ: đối với CSR và tài liệu tương tự) cho thấy mức độ tài nguyên thiên nhiên có thể được lưu bằng cách sử dụng mô-đun Báo cáo.

4) Lấy lại quyền kiểm soát và tiết kiệm tiền bằng cách in dựa trên quy tắc

IN BẤT CỨ Ở ĐÂU, BẤT CỨ NƠI NÀO VỚI PrintRoaming®

Các công ty muốn quản lý cơ sở hạ tầng in ấn của họ hiệu quả hơn phụ thuộc vào in dựa trên quy tắc để giảm đáng kể chi phí in ấn chung.

Thử thách của bạn

• Mục đích của bạn là tối ưu hóa quy trình làm việc của tài liệu in bằng cách thiết lập và kiểm soát nó với các quy tắc cụ thể.
• Bạn muốn kiểm soát những gì và bao nhiêu người dùng đang in để giảm chi phí in ấn chung.
• Bạn có nghĩa là tránh in màu để giảm chi phí hàng tiêu dùng.
• Bạn muốn ngăn nhân viên in mỗi e-mail hoặc ít nhất là hạn chế in e-mail thành đen trắng.

Giải pháp của chúng tôi: Công cụ dựa trên quy tắc

Công cụ dựa trên Quy tắc cho phép các công ty giảm chi phí in nhanh chóng, đáng tin cậy và hiệu quả. Nó cung cấp một tập hợp rộng rãi các vai trò người dùng khác nhau có thể được phân bổ cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng. Các quy tắc có liên quan được tự động áp dụng cho tất cả các lệnh in đến từ một người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể; công việc in chỉ được xử lý và in nếu chúng nằm trong các điều kiện quy tắc. Bất kỳ tài liệu nào không phù hợp với các điều kiện đã xác định đều bị từ chối, với việc người dùng nhận được một tin nhắn tương ứng. Với chức năng này, mô-đun Engine dựa trên Quy tắc là hoàn hảo để lấy lại quyền kiểm soát chi phí in và quy trình công việc tài liệu và kiểm tra chúng.

Những lợi ích

• Quy tắc in cụ thể, ví dụ: hạn chế đối với in đơn sắc, có thể được áp dụng để giảm hiệu quả chi phí in tổng thể.
• Việc phân bổ nghiêm ngặt các công việc in cho các thiết bị phù hợp, tức là các công việc in lớn cho các máy in số lượng lớn, hỗ trợ việc sử dụng toàn bộ đội máy in cho công suất.
• Dấu ấn hình mờ tự động trong các tài liệu có nội dung nhạy cảm hoặc quan trọng cung cấp tối đa tính bảo mật của tài liệu.

5) Tín dụng và thanh toán

PAY-PER-PRINT MAKES CHARGE-BACK EASY

Đối với các tổ chức giáo dục – cho dù các trường đại học, thư viện công cộng, cao đẳng hoặc tương tự – điều cần thiết là tính phí người dùng cho tất cả các hoạt động in, sao chép và quét trên các cơ sở mà các tổ chức này có nghĩa vụ phải cung cấp cho sinh viên và giảng viên của họ.

Thử thách của bạn

• Bạn cần đảm bảo rằng người dùng luôn trả tiền cho các hoạt động in, sao chép và quét của họ.
• Bạn muốn phân bổ các gói giá khác nhau cho các nhóm người dùng khác nhau.
• Bạn muốn cung cấp cho người dùng sự tiện lợi khi nạp tiền vào tài khoản của họ thông qua các cổng thanh toán trực tuyến (ví dụ: PayPal) hoặc bằng cách thanh toán tiền mặt tại một thiết bị đầu cuối.

Giải pháp của chúng tôi: Tín dụng và Thanh toán

Mô-đun Tín dụng và Thanh toán cung cấp cho người dùng một phương tiện thuận tiện để nạp tiền vào tài khoản hiện có của họ. Người dùng có thể tận dụng một loạt các dịch vụ in được quản lý, bao gồm dịch vụ trả tiền cho mỗi lần in thuận tiện cũng như giải phóng công việc một cách an toàn tại bất kỳ máy in nào trong mạng.

Một số tùy chọn nạp tiền có sẵn với mô-đun Tín dụng và Thanh toán:

• Bàn thu ngân của nhân viên: Người dùng có thể đi đến một nhà điều hành và trả tiền mặt, sau đó được ghi có vào tài khoản người dùng.
• Tự phục vụ: Điều này liên quan đến một thiết bị thanh toán, tại đó người dùng có thể thanh toán hóa đơn và tiền xu vào tài khoản của họ.
• Nạp tiền trực tuyến: Người dùng có thể nạp tiền vào tài khoản của họ thông qua PayPal hoặc các nhà cung cấp thanh toán khác.

Những lợi ích

Những nỗ lực quản trị tối thiểu kết hợp với sự linh hoạt tối đa: Các gói giá riêng lẻ dễ dàng được phân bổ cho những người dùng hoặc nhóm người dùng khác nhau, trung tâm chi phí và / hoặc thiết bị đầu ra.

Người dùng tiết kiệm thời gian và tận hưởng sự tiện lợi nâng cao của việc nạp tiền linh hoạt cho tài khoản của họ, thậm chí trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

6) In di động

HIỆU QUẢ VÀ HIỆU QUẢ CHO MỌI NGƯỜI CÓ IN ẤN

Môi trường làm việc hiện đại mở rộng vượt xa các nhân viên làm việc tại văn phòng. Ngày nay, nhân viên di động tận dụng các thiết bị di động sử dụng chúng cho công việc hàng ngày của họ.

Thử thách của bạn:

• Bạn muốn cung cấp cho nhân viên của mình – đặc biệt là những người làm việc bán hàng và đi du lịch thường xuyên – tăng tính linh hoạt in ấn, cho phép họ in ở bất kỳ chi nhánh công ty nào.
• Nhân viên của bạn sẽ có thể in ở những nơi khác nhau trong thời gian ngắn, ví dụ để tạo tài liệu vào phút cuối cho các cuộc họp quan trọng.

Giải pháp của chúng tôi: In di động

Mô-đun In di động cung cấp các lợi ích tiêu biểu của phong cách làm việc hiện đại và di động hiện nay: In ấn có sẵn ở mọi nơi mọi lúc và tài liệu có thể được chọn tại máy in khi cần thiết. Với trình chuyển đổi tài liệu tích hợp, MS Office hoặc LibreOffice không còn cần thiết, giúp tiết kiệm thêm chi phí. Mobile Print giải phóng người dùng chỉ in từ các máy trạm và đảm bảo tăng hiệu quả và tính linh hoạt mạnh mẽ.

Những lợi ích

• Có thể gửi công việc in từ bất cứ nơi nào bất cứ lúc nào, nhân viên của bạn có thể tự do lựa chọn nơi họ muốn làm việc. Độc lập với nơi làm việc của họ cung cấp khả năng di động và linh hoạt nâng cao, tăng người dùng hiệu quả và năng suất tổng thể.
• Tối đa sự tiện lợi và dễ dàng được cấp bằng cách gửi e-mail, tải lên web các công việc in cũng như gửi tài liệu từ thiết bị di động thông qua chức năng in gốc được nhúng trong HĐH. Và vì không có ứng dụng nào được yêu cầu trên các thiết bị khách, nên nó cực kỳ tiết kiệm thời gian và hiệu quả cao.

7) Quy trình làm việc nâng cao

CÔNG CỤ THÔNG MINH VÀ CÔNG CỤ TUYỆT VỜI VỚI CÔNG VIỆC NÂNG CAO

Ngoài việc in và sao chép, thực hiện quy trình làm việc tài liệu tự động kỹ thuật số là một khía cạnh quan trọng khác cho môi trường văn phòng hiện đại. Những khả năng như vậy là rất cần thiết để tăng quy trình xử lý công việc kỹ thuật số và làm việc thông minh hơn và hiệu quả hơn.

Thử thách của bạn

• Bạn cần lập chỉ mục các tài liệu trực tiếp tại MFP.
• Bạn cần chuyển đổi các tài liệu được quét từ MFP sang định dạng Office.
• Bạn cần trích xuất dữ liệu từ các tài liệu để lập chỉ mục tự động.
• Bạn muốn tìm kiếm thông tin chính từ các tài liệu giấy đã được quét.

Giải pháp của chúng tôi: Quy trình làm việc nâng cao

Thông qua mô-đun Advanced Workflows, Dispatcher Suite không chỉ tạo điều kiện quản lý và theo dõi tất cả các hoạt động in mà còn cung cấp khả năng quét rộng như một phần chức năng của nó. Dispatcher Suite cung cấp các tính năng quét bao gồm OCR nâng cao, chuyển đổi tệp sang định dạng PDF hoặc Office, đổi tên tệp và thư viện kết nối rộng rãi cho các ứng dụng của bên thứ 3 như OneDrive, Google Drive, Dropbox hoặc Box.

Quy trình làm việc của Bộ điều phối mạnh mẽ loại bỏ sự phức tạp của số hóa tài liệu cho cả quản trị viên và người dùng.

Quản trị viên được hưởng lợi từ trình xây dựng quy trình làm việc dựa trên đồ họa giúp việc tạo quy trình công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đối với người dùng, menu đơn giản cung cấp các lựa chọn quét dễ dàng, loại bỏ sự nhầm lẫn và đảm bảo rằng tại các tài liệu MFP được chụp chính xác và phân phối đến các đích được ủy quyền.

Những lợi ích

• Đơn giản hóa các thói quen văn phòng hàng ngày và tăng năng suất với các quy trình và mẫu công việc được xác định trước để in, quét, xử lý và lưu trữ các tệp.
• Cung cấp trải nghiệm thuận tiện và dễ sử dụng cho người dùng với menu trực quan giúp cho việc lựa chọn quy trình công việc trở nên đơn giản và đảm bảo rằng các tài liệu được thu thập và phân phối đến các đích đã xác định.
• Hỗ trợ đăng nhập một lần để quét trực tiếp vào SharePoint, SharePoint Online, Dropbox, Box, Google Drive, Microsoft OneDrive, OneDrive for Business và hơn thế nữa.
• Lập chỉ mục thuận tiện và duyệt thư mục từ bảng MFP để dễ dàng chọn đích quét mong muốn.
• Tự động trích xuất dữ liệu từ các tệp qua các vùng OCR và nhập vào hệ thống của bên thứ ba. Kết nối tức thì với Ứng dụng đám mây trực tiếp tại MFP thông qua giao diện trực quan.

Với bộ mô-đun riêng lẻ, Bộ điều phối cung cấp trải nghiệm linh hoạt và có khả năng mở rộng cao

Là một giải pháp quản lý in và chụp tài liệu tiên tiến, Dispatcher Suite có cấu trúc mô đun phục vụ hầu hết mọi nhu cầu của người dùng, cung cấp chức năng mở rộng và linh hoạt tối đa.

Sau khi được cài đặt trên máy chủ của công ty, Bộ điều phối sẽ bảo mật và theo dõi mọi công việc in được sản xuất trên các thiết bị đa chức năng và máy in mạng. Hơn nữa, thực hiện các quy trình công việc kỹ thuật số để thay thế các tác vụ trên giấy thủ công định kỳ là một lợi thế mạnh mẽ khác của giải pháp này để tăng năng suất và hiệu quả. Các giao diện quản trị viên của Dispatcher Suite, đảm bảo việc quản trị đơn giản và trực quan cho toàn bộ hệ thống quản lý quy trình in và công việc của công ty. Với bảng điều khiển trực quan và hài hòa trên thiết bị đầu ra,

• Xác thực – Xác thực người dùng rất đơn giản, thuận tiện và nhanh chóng với mục nhập tên người dùng và mật khẩu, mã PIN hoặc thẻ ID, ngay tại thiết bị đầu ra – để truy cập thiết bị an toàn và đáng tin cậy.
• In Roaming® – Người dùng có thể gửi lệnh in của mình tới bất kỳ máy in được quản lý nào ở bất kỳ vị trí nào trong mạng và phát hành bản in bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào họ cần.
• Báo cáo – Để tối ưu hóa hiệu quả chi phí, các công ty có thể cho phép theo dõi và hạch toán tất cả các công việc in ấn. Theo dõi những người mà ai, cái gì, ở đâu và khi nào trong suốt môi trường in.
• Công cụ dựa trên quy tắc – Thông qua mô-đun này, quản trị viên có thể đặt các điều kiện in riêng cho những người dùng khác nhau, chẳng hạn như giới hạn quyền truy cập đối với in b & w hoặc bắt buộc in hai mặt.
• Tín dụng và thanh toán – Mô-đun này rất cần thiết cho các tổ chức giáo dục và môi trường dựa trên dự án cần tính phí in, quét và sao chép lại chi phí cho người khởi tạo.
• In di động – Với mô-đun này, người dùng có thể gửi lệnh in từ thiết bị di động qua e-mail hoặc trang phát hành web, do đó tăng cường tính di động vì người dùng không còn bị giới hạn chỉ in từ không gian làm việc của họ.
• Luồng công việc nâng cao – Cung cấp bộ công cụ hào phóng cho quy trình làm việc tài liệu tự động mạnh mẽ để thu thập, lập chỉ mục và định tuyến tài liệu với nỗ lực gần như bằng không. Nó bao gồm một công cụ Workflow Builder mạnh mẽ để dễ dàng tạo ra các quy trình công việc phức tạp và cung cấp nhiều trình kết nối của bên thứ 3 cho Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive và hơn thế nữa.

► Tải xuống tập tài liệu