Print More with Less – AccurioPro Flux
Thuật ngữ “less is more” (tạm dịch: Đôi khi ít mà mang lại hiệu quả nhiều hơn) không còn xa lạ với nhiều người, tuy nhiên làm thế nào các chủ doanh nghiệp có thể áp dụng điều này cho công ty của họ? Những phân tích sau đây sẽ giải thích tại sao ít hơn nhưng tiết kiệm chi phí hiệu quả hơn dù số lượng in lớn hay nhỏ. In kỹ thuật số phát triển không mang ý nghĩa thay thế giá trị của in offset, giá trị mà in kỹ thuật số mang lại là cho phép doanh nghiệp in dữ liệu biến đổi với số lượng nhỏ hơn nhiều mà vẫn đạt được hiệu quả chi phí.
Đối với một doanh nghiệp lớn, trường học, cơ quan chính phủ hay các tập đoàn, sẽ có trung bình 15 máy in đa chức năng (MFP) cho khoảng 500 người dùng. Một số doanh nghiệp khác số lượng máy còn nhiều hơn tùy thuộc vào quy mô văn phòng. Những tính năng của máy MFP màu và đơn sắc đáp ứng đầy đủ các nhu cầu công việc hằng ngày của người dùng. Dựa trên dữ liệu được thu thập từ khách hàng, chúng tôi nhận thấy công suất sử dụng trung bình của các máy MFP chỉ ở mức từ 30% đến 50%. Điều này cho thấy không phải tất cả các máy MFP đang được sử dụng hết công suất hoặc sản phẩm đang ở trạng thái không hoạt động trong thời gian dài.
Các cụm in được tối ưu hóa và vận hành tốt hơn cho dòng máy in sản xuất
Sử dụng nhiều máy móc không phải lúc nào cũng mang lại năng suất cao hơn, đôi khi điều này sẽ dẫn đến việc tăng băng thông và tính năng sẵn có của máy. Đây là chi phí không xác định khi máy móc không được sử dụng đúng mức hoặc khi hầu hết các công việc in phức tạp đều dùng dịch vụ bên ngoài. Bằng cách xây dựng và chỉ định công việc in, một cụm in hoặc nhóm in (print room) sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và sử dụng máy tốt hơn. Ví dụ: Nếu một tài liệu cần in màu và in đơn sắc, sẽ tiết kiệm chi phí hơn khi in trên 2 máy in sản xuất riêng biệt. Một số doanh nghiệp sử dụng dịch vụ “click-charge” – chi phí bản in sẽ được tính trên từng bản in đầu ra, vì vậy sử dụng in đơn sắc trên máy in màu sẽ phát sinh những chi phí không cần thiết.
Quan niệm sai lầm về Print Room
Có vài quan niệm sai lầm về khi nói về việc duy trì một Print room (tạm dịch: nhóm in), đặc biệt là khi doanh nghiệp thuê dịch vụ in bên ngoài. Với Konica Minolta, chúng tôi muốn nói rằng với Print room, doanh nghiệp có thể sản xuất được các sản phẩm in phức tạp một cách dễ dàng. Tuy nhiên, những quan niệm sai lầm cần được giải quyết. Hãy tham khảo một số quan niệm chưa đúng dưới đây:
- Chỉ các tổ chức hoặc trường học quy mô lớn mới yêu cầu cần có Print room
- Chi phí bảo trì cao hơn đối với các sản phảm máy in sản xuất công suất lớn
- Sẽ hiệu quả hơn và rẻ hơn khi dử dụng dịch vụ thuê ngoài.
Tại sao nhiều công ty đang hợp nhất và đầu tư vào Print room
Trong những năm gần đây, chúng ta chứng kiến sự gia tăng một số lượng doanh nghiệp chuyển đổi hình thức kinh doanh từ việc thay vì sử dụng nhiều máy MFP, chuyển sang hợp nhất và sử dụng máy in sản xuất. Mặc dù xu hướng giảm thiểu in ấn và cho ra sản phẩm in thân thiện môi trường đang tạo sức ảnh hưởng lớn, nhưng việc in thông tin cần thiết như tài liệu đào tạo, tài sản tiếp thị (tài liệu quảng cáo, bảng thông số kỹ thuật và bản in mẫu), tài liệu pháp lý vẫn là những thứ không thể thay thế bằng kỹ thuật số tại thời điểm này.
Print room giúp doanh nghiệp chủ động và linh hoạt hơn trong việc in ấn nội bộ, thời gian quay vòng ngắn hơn, kiểm soát tốt hơn dòng thời gian và có thể in ngay khi được yêu cầu. Trong thời gian dịch bệnh COVID-19, chính phủ các nước đều có thông báo yêu cầu đóng cửa các doanh nghiệp trong thời gian ngắn. Vì vậy, hầu hết các doanh nghiệp thuê dịch vụ in ấn bên ngoài không thể phản ứng kịp thời để tạo ra tài liệu tiếp thị hoặc in thông báo của mình để gởi đến khách hàng.
In nội bộ an toàn hơn in dịch vụ bên ngoài
Đối với các tổ chức chính phủ, ngân hàng và công ty bảo hiểm – nơi thường in nhiều thông tin cần được bảo mật (như báo cáo hàng năm, báo cáo tài chính, tài liệu đấu thầu), rò rỉ thông tin sẽ gây ra thảm họa. Điều cần thiết phải đảm bảo tính bảo mật của bản in đối với các dữ liệu cá nhân, tài liệu pháp lý. Print room cho phép in nội bộ trong các công ty được an toàn và rút ngắn thời gian in ấn khi phải đối mặt với những trường hợp bất khả kháng có thể xảy ra.
Không phải duy trì hàng tồn kho
Tài liệu đào tạo, tài sản tiếp thị thường sử dụng dịch vụ in ngoài và in nhiều lần, điều này cho thấy các doanh nghiệp có xu hướng in với số lượng lớn để mở rộng quy mô. Với hình thức như vậy, doanh nghiệp yêu cầu về một cơ sở lưu trữ để sao lưu các sản phẩm in dư thừa và duy trì lượng tồn kho. Máy in sản xuất kỹ thuật số sẽ giải quyết vấn đề này. Sản phẩm cho phép doanh nghiệp chủ động, linh hoạt khi in với số lượng nhỏ và thay đổi liên tục để đảm bảo rằng tài liệu luôn được cập nhật mới. Print room sản xuất hàng hóa theo yêu cầu để giảm chi phí lưu kho và các chi phí khác từ các nhà cung cấp bên ngoài.
Tích hợp liền mạch với hệ thống Công nghệ thông tin (CNTT) hiện có
Các công cụ/phần mềm mới cần tích hợp hoàn hảo với hệ thống CNTT hiện có. Người dùng không muốn tạo tài khoản khác khi dùng phần mềm mới, thay vào đó họ muốn tự động đăng nhập vào cơ sở dữ liệu và địa chỉ có sẵn. Chúng tôi hiểu vấn đề đó, vì vậy Flux đã cho ra tính năng Đăng nhập một lần (SSO) cho dữ liệu web và các Thư mục hoạt động “Active Directories” (cơ sở dữ liệu người dùng) hiện tại có thể kết nối với nhau thông qua LDAP và sử dụng cơ sở dữ liệu địa chỉ web này. Điều này sẽ tạo ra hệ thống kiểm toán cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý những người đã yêu cầu lệnh in.
Giải pháp mới cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Là một tập đoàn phát triển lâu năm trong ngành in, hiểu được nhu cầu của khách hàng và đối tác, Konica Minolta tung ra thị trường dòng sản phẩm mới mang tên AccurioPro Flux – giúp tối ưu hóa công việc in ấn bằng cách kết nối toàn bộ các máy MFP và máy in sản xuất nhỏ lẻ với một máy chủ trung tâm. Việc kiểm tra các máy trong sẽ thống sẽ được tự động hóa quy trình in và nhận cập nhật trạng thái từ máy trung tâm. Máy chủ Flux cũng giúp doanh nghiệp kết nối khách hàng bằng cách sử dụng nền tảng thương mại điện tử cho phép doanh nghiệp kết nối web-in. Nội dung được kiểm tra trước khi tệp dữ liệu được tải lên, điều này giúp rút ngắn thời gian trong trường hợp tệp dữ liệu bị lỗi.
Một tính năng độc đáo của AccurioPro Flux là chủ doanh nghiệp có thể truy cập máy chủ trung tâm thông qua trình duyệt di động. Điều này cực kỳ hữu ích trong trường hợp khẩn cấp khi cần nhân lực, chủ doanh nghiệp có thể có một cái nhìn tổng quan về tình hình trong Print room của họ ở bất cứ đâu. Khi thông tin có sẵn, việc đưa ra quyết định sáng suốt và hướng dẫn nội dung cho người vận hành sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. Để tìm hiểu thêm về Flux AccurioPro, hãy truy cập: https://www.accuriopro-flux.com/en/