Tự động hóa văn phòng là một thuật ngữ khá phổ biến với nhiều doanh nghiệp khi tiến hành chuyển đổi kỹ thuật số. Tuy nhiên, chúng ta thực sự hiểu bao nhiêu về lợi ích của Tự động hóa văn phòng và cách thức thực hiện nó như thế nào để đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra. Về cơ bản, chuyển đổi kỹ thuật số không đơn thuần là chuyển sang các giải pháp kỹ thuật số hoặc lưu trữ đám mây. Hiệu quả thực sự nó mang lại giúp khai thác tối ưu vấn đề triển khai nhân lực và tăng năng suất kinh doanh. Đó là cách mà tự động hóa văn phòng được áp dụng để đạt được kế hoạch phát triển doanh nghiệp.
Tự động hóa đơn lẻ là chưa đủ
Mặc dù tự động hóa quy trình làm việc có sẵn có thể thấy ngay kết quả ban đầu, tuy nhiên tự động hóa mà không bổ sung công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) hay tận dụng nguồn dữ liệu cũng giống như thực hiện chiến dịch lớn mà không có công cụ hỗ trợ thích hợp. Tự động hóa và công nghệ AI là động lực chính cho quá trình chuyển đổi doanh nghiệp và thay đổi cách vận hành tại nơi làm việc. Công nghệ của các thuật toán học ngày càng tiên tiến, sau khi xem xét tất cả các kết quả có thể xảy ra và tận dụng nguồn dữ liệu được thu thập, dựa vào đó phân tích và đưa ra những quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp. (1)
Trong những năm gần đây, công nghệ Trí tuệ nhân tạo (AI) đã đạt được những kết quả đầy tiềm năng trong việc thay đổi vị trí hàng đầu của nhiều hoạt động kinh doanh và mang đến cuộc cách mạng hóa trong văn hóa làm việc văn phòng. Trước đây, công nghệ AI đã hỗ trợ rất tốt cho các mục đích hướng dẫn, tổ chức và tự động hóa quy trình công việc, cải thiện hiệu quả và tăng năng suất tổng thể. Khi công nghệ AI kết hợp với tự động hóa, nó sẽ tối đa hóa lợi nhuận của công ty bằng cách sử dụng nhân lực tối thiểu một cách đúng đắn và sáng tạo. Những cải tiến kỹ thuật góp phần hỗ trợ việc quản lý một số nhiệm vụ trong văn phòng trở nên dễ dàng và nhân viên làm việc sẽ cảm thấy ít mệt mỏi hơn.(3)
Quản lý dữ liệu là một trong những thành phần chính của hệ thống tự động hóa văn phòng, giúp tạo lợi thế chiến lược bằng cách đơn giản hóa việc quản lý dữ liệu và thông tin lưu trữ. Các công ty lớn có thể từ đó giám sát, kiểm soát các dự án và hoạt động khác nhau trong văn phòng thông qua hệ thống quản lý điện tử. (2) Bảng điều khiển/bảng thông tin lấy dữ liệu từ các dự án có thể trích xuất ngay tức thì và được dùng phân tích để quản lý đưa ra quyết định phù hợp. Với tình hình hiện nay, việc có nguồn dữ liệu chuẩn và chính xác sẽ là điểm mấu chốt để tăng tỷ lệ thành công cho một quyết định kinh doanh. Tập trung vào việc quản lý dữ liệu để thu về nguồn dữ liệu hiệu quả.
Tự động hóa quy trình làm việc cho nhu cầu kinh doanh
Là một trong những công ty kỹ thuật số hàng đầu, Konica Minolta hiểu rõ những vấn đề khách hàng gặp phải trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số và những tác động của nó đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế, chúng tôi đã cho ra mắt Nền tảng dịch vụ từ xa trên toàn thế giới (WWRSPF) cho phép sử dụng dịch vụ từ xa đối với các dòng sản phẩm máy in đa chức năng (MFP) thương hiệu Konica Minolta. Khách hàng không còn những ngày chờ đợi sự hỗ trợ trực tiếp từ nhân viên kỹ thuật. Nền tảng này được thiết kế để giữ cho hệ điều hành thiết bị luôn được cập nhật, các phiên bản cập nhật phần mềm bảo mật mới nhất sẽ được lên lịch tự động để đảm bảo rằng máy MFP luôn hoạt động với hiệu suất tối ưu. Với công nghệ dự đoán ngăn ngừa sự cố hệ thống, dữ liệu sẽ được thu thập từ nhật ký hệ thống của khách hàng một cách thông minh để dự đoán các công việc sẽ được yêu cầu thực hiện mà không cần nhắc nhở. Trường hợp vật tư linh kiện sắp hết, hệ thống sẽ tự động phát hiện và gởi thông báo về cho đội ngũ dịch vụ khách hàng, sau đó kỹ thuật viên sẽ chuyển các vật tư tiêu hao cần thiết đến khách hàng trong thời gian sớm nhất. (4) Bằng cách tiến hành sao lưu dữ liệu định kỳ, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm về việc truy xuất cài đặt hiện có và thông tin quan trọng được lưu trữ trong máy MFP khi xảy ra sự cố hệ thống không lường trước. Với dịch vụ từ xa, giờ đây khách hàng có thể nhận được hỗ trợ kỹ thuật từ đội ngũ dịch vụ chuyên nghiệp của Konica Minolta, hướng dẫn và khắc phục sự cố tại chỗ. Với hình thức này, người dùng không cần lo lắng về việc sắp xếp thời gian và chờ đợi thụ động tại văn phòng trong thời gian đợi kỹ thuật viên khắc phục sự cố.
Để tìm hiểu thêm về Nền tảng dịch vụ từ xa trên toàn thế giới, vui lòng đọc thêm tại:
https://www.konicaminolta.vn/business/en/vertical-solutions/worldwide-remote-service-platform/
1 https://towardsdatascience.com/artificial-intelligence-what-is-it-actually-7733032083b1
2 https://hirinfotech.com/6-valuable-benefits-of-a-back-office-automation-system/
3 https://www.analyticsinsight.net/how-ai-automation-can-transform-tedious-office-tasks/
4 https://www.konicaminolta.vn/business/en/vertical-solutions/worldwide-remote-service-platform/