Mở cửa trở lại văn phòng làm việc

Cung cấp mô hình làm việc tích hợp

Với việc triển khai vắc-xin đang được xúc tiến mạnh mẽ và các kế hoạch đang dần được kích hoạt lại một cách thận trọng, đây chính là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp bắt đầu suy nghĩ về những phương thức giúp nhân viên có thể quay trở lại làm việc trong môi trường văn phòng tập trung một cách hiệu quả nhất. Nghiên cứu từ Microsoft gần đây cho thấy 42% công ty có kế hoạch chuyển đổi phương thức làm việc cho công nhân từ làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà hoàn toàn sau COVID-19 và 58% còn lại đang tìm cách tạo ra một lực lượng lao động từ xa bán phần sau COVID-19. Dựa trên nghiên cứu này, chúng ta có thể thấy được rằng không có một tổ chức nào yêu cầu 100% công nhân của họ bắt buộc phải làm việc tại môi trường văn phòng công ty.

Vậy doanh nghiệp nên lập kế hoạch như thế nào để nhân viên của họ có thể trở lại văn phòng làm việc một cách thành công, khi họ không còn nhu cầu bắt buộc nhân viên phải đến công ty nữa? Không có gì ngạc nhiên khi mô hình làm việc kết hợp – trong đó một số nhân viên làm việc tại văn phòng và số còn lại có thể làm việc tại nhà hoặc các địa điểm từ xa thuận tiện khác – đây chính là mối ưu tiên hàng đầu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiện nay.

Trong một cuộc khảo sát do PwC thực hiện, hầu hết các giám đốc điều hành đều mong muốn kế hoạch về một mô hình làm việc kết hợp sẽ bắt đầu được triển khai vào quý 2 năm 2021 (dựa trên dự đoán hiện tại của các chương trình triển khai vắc xin). Chúng ta đã thấy các tập đoàn lớn như Google thông báo họ sẽ tập trung vào các mô hình làm việc kết hợp cho nhân viên của mình, trong đó một số nhân viên sẽ làm việc tại văn phòng ít nhất ba ngày một tuần và thời gian còn lại họ có thể làm việc từ xa.

Sự chuyển đổi một cách liền mạch từ mô hình làm việc từ xa sang mô hình làm việc tích hợp

Khi các ngành công nghiệp bược phải đóng cửa các địa điểm kinh doanh theo chính sách phòng ngừa đại dịch COVID-19 vào năm 2020, nhiều doanh nghiệp phải đối mặt với nhu cầu cải tiến quy trình tổ chức của họ thông qua việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số, đồng thời áp dụng những mô hình kinh doanh giúp cải thiện hiệu suất và quan trọng nhất là để duy trì tính cạnh tranh. Hành trình chuyển đổi kỹ thuật số này đã thúc đẩy một sự thay đổi sâu sắc về văn hóa và xã hội, tạo sự ảnh hưởng đến quy trình vận hành và quản lý năng suất làm việc của nhân viên, vì vậy doanh nghiệp cần phải lập một kế hoạch để triển khai quá trình chuyển đổi này một cách suôn sẻ.

Tuy nhiên, thách thức nằm ở việc tìm ra sự cân bằng phù hợp. Nghiên cứu tương tự của PwC cho thấy 68% giám đốc điều hành tin rằng nhân viên nên ở văn phòng ít nhất ba ngày một tuần để duy trì văn hóa công ty, trong khi 55% công nhân được phỏng vấn tuyên bố rằng họ thích được tiếp tục làm việc từ xa ít nhất ba ngày một tuần.

Và để quản lý những nhu cầu nêu trên, doanh nghiệp nên bắt đầu suy nghĩ về việc nên phân bổ những nhân viên nào cần có mặt tại văn phòng để có thể hoàn thành tốt công việc của họ. Để làm được điều này, doanh nghiệp nên xem xét các yếu tố như nhu cầu hợp tác hoặc trao đổi thông tin của những nhân viên này với các phòng ban nội bộ khác hoặc với các bên thứ 3, hay việc liệu có phòng ban nào cần phải thực hiện những cuộc họp trực tiếp để triển khai dự án một cách hiệu quả nhất. Tìm ra cách để đưa nhân viên trở lại văn phòng làm việc một cách hiệu quả chính là chìa khóa mang đến thành công cho doanh nghiệp trong tương lai sau khi đại dịch kết thúc. Hãy bắt đầu với việc chuẩn bị một hành trang để đưa các nhân viên quay trở lại văn phòng làm việc một cách an toàn và hiệu quả nhờ vào các giải pháp video Giám sát thông minh có thể tự động do thân nhiệt giúp hạn chế nguy cơ lây lan dịch bệnh tại môi trường công sở.

Sắp xếp công việc quản lý từ xa

Đối với những nhân viên tiếp tục được áp dụng chính sách làm việc từ xa, sẽ có một số yếu tố mà daoh nghiệp cần xem xét để hỗ trợ họ làm việc một cách hiệu quả và đạt được thành công trong quá trình lâu dài chẳng hạn như việc đảm bảo một môi trường làm việc an toàn. Các doanh nghiệp thường quan niệm rằng việc thiết lập mạng VPN an toàn là đủ để bảo vệ thông tin khi làm việc bên ngoài mạng công ty, nhưng thực tế đòi hỏi rất nhiều lớp bảo mật khác nữa để có thể hình thành nên một phương pháp bảo mật tổng thể. Các giải pháp CNTT của Konica Minolta được thiết kế để cung cấp các lớp bảo mật cần thiết giúp đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp và nhân viên khỏi những cuộc tấn công an ninh mạng.

Thực hiện quy trình in ấn từ xa

Chúng tôi biết rằng nhân viên sẽ gặp khá nhiều khó khăn trong việc in ấn tài liệu khi làm việc từ xa. Đó cũng chính là lý do mà Konica Minolta đã tìm cách để kết nối với các thiết bị di động như điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng nhằm hỗ trợ khả năng in ấn từ xa, tạo một bước tiến rõ rết so với các dòng máy in để bàn cổ điển không có khả năng kết nối từ xa. Với các giải pháp in đám mây của chúng tôi, nhân viên có thể in từ mọi thiết bị. Những dịch vụ in ấn dựa trên nền tảng đám mây sẽ giúp doanh nghiệp tạo động lực cho nhân viên quay lại nơi làm việc thường xuyên hơn.

Hơn nữa, ngay cả khi in từ bất kỳ thiết bị nào, bản in chỉ có thể được ủy quyền sau khi xác thực thành công, ví dụ: bằng thẻ hoặc sử dụng mã PIN. Với phương thức bảo mật này, các dữ liệu in ấn của doanh nghiệp sẽ trảnh được nguy cơ rò rỉ ra bên ngoài.

Nơi làm việc được kết nối thông minh của tương lai

Các doanh nghiệp trên thế giới đang trải qua những thay đổi thú vị và việc kiến tạo lại mô hình làm việc tích hợp sẽ giúp họ tạo nên một cuộc cách mạng trong tương lai, tạo điều kiện cho mọi nguồn nhân lực làm việc với năng suất cao hơn và sáng tạo hơn theo cách riêng. Tại Konica Minolta, chúng tôi luôn tìm cách trang bị cho lực lượng lao động của doanh nghiệp những công cụ thiết yếu để hiện đại hóa cách thức làm việc và mở ra tiềm năng kinh doanh lớn hơn. Hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để tìm hiểu về các phương thức giúp doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi sang nơi làm việc kỹ thuật số một cách hiệu quả.