Nâng tầm quá trình chuyển đổi số với Chữ ký Điện tử

Việc chuyển đổi từ quy trình sử dụng tài liệu giấy sang kỹ thuật số giúp cho các công việc làm từ xa và làm tại nhà trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn lựa chọn việc ký tài liệu giấy có thể gây ra sự chậm trễ, rủi ro về bảo mật thông tin và các chi phí không cần thiết. Doanh nghiệp có thể giải quyết những vấn đề này bằng giải pháp chữ ký điện tử, giải pháp này cũng sẽ hỗ trợ chương trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp.

Số hóa tài liệu là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của bất kỳ tổ chức nào. Đó là một xu hướng được thúc đẩy bởi đại dịch, khi các tổ chức cần nhanh chóng chuyển các thư mục và tài liệu giấy sang tài liệu scan hay tài liệu điện tử, để những nhân viên làm việc tại nhà có thể dễ dàng truy cập và chia sẻ thông tin cũng như sử dụng các tài liệu.

Nhưng có bao nhiêu tổ chức vẫn tiếp tục yêu cầu chữ ký tay (‘chữ ký trực tiếp’) trên các tài liệu như hợp đồng? Điều này đặt ra những thách thức đặc biệt khi một tài liệu phải được ký bởi nhiều người, mỗi người có thể làm việc ở những địa điểm khác nhau. Thông thường, điều đó có nghĩa là mỗi người phải ký vào bản gốc và sau đó gửi cho người ký tiếp theo, hoặc ký và scan tài liệu, sau đó gửi qua email cho người ký tiếp theo, người này phải in, ký và scan lại tài liệu trước khi gửi qua email.

Có nhiều rủi ro trong cả hai phương thức trên:.

• Rủi ro về bảo mật thông tin — khi thông tin hợp đồng hoặc thông tin bảo mật khác được chia sẻ theo cách không an toàn, thông tin đó có thể bị rò rỉ, thất lạc hợp đồng hoặc bị những cá nhân không có thẩm quyền nhìn thấy

• Quy trình chậm trễ – thời gian lưu hành tài liệu để lấy chữ ký có thể dẫn đến việc đánh mất cơ hội kinh doanh, ảnh hưởng quá trình tuyển dụng hoặc các cơ hội khác.

Đó là lý do tại sao, trong thời đại kỹ thuật số ngày càng phát triển hiện nay, nhằm giúp cho việc ký kết các tài liệu trở thành một quy trình hiệu quả và an toàn hơn, ngày càng có nhiều tổ chức đang áp dụng các giải pháp chữ ký điện tử (e-signature).

95% các tổ chức sử dụng chữ ký điện tử, đang cân nhắc các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký điện tử hoặc lên kế hoạch mua giải pháp chữ ký điện tử trong tương lai – theo nghiên cứu của DocuSign research, 2021

Chữ ký điện tử được cấu thành từ những yếu tố nào?

Chữ ký điện tử (e-signature) là sự hiển thị điện tử thể hiện ý định đồng ý của một người đối với nội dung của tài liệu hoặc bộ dữ liệu mà chữ ký liên quan. Cũng giống như chữ ký tay trong môi trường làm việc truyền thống, chữ ký điện tử là một khái niệm mang tính pháp lý thể hiện ý định của người ký được ràng buộc bởi các điều khoản trong tài liệu đã ký.

Chữ ký điện tử đơn giản

Thuật ngữ này đề cập đến bất kỳ loại chữ ký điện tử nào không đáp ứng các tiêu chí về chữ ký điện tử nâng cao hoặc đủ điều kiện.

Chữ ký điện tử đơn giản là loại chữ ký điện tử phổ biến nhất vì tính dễ sử dụng. Ví dụ: chỉ cần viết tên của bạn dưới email có thể tạo thành chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử đơn giản có thể được tăng cường và có giá trị pháp lý lớn hơn nếu người ký phải sử dụng bước xác thực bổ sung, chẳng hạn như nhập mã nhận được qua tin nhắn SMS.

Chữ ký điện tử nâng cao (AES or AdES)

Đây là chữ ký điện tử có tính ràng buộc về mặt pháp lý, xác định duy nhất người ký và cung cấp tính bảo mật mạnh mẽ.

Cụ thể, AES sẽ xác định liệu dữ liệu có bị giả mạo hay không sau khi ký, điều này sẽ làm mất hiệu lực chữ ký. Tính năng này rất cần thiết để làm cho chữ ký có tính ràng buộc về mặt pháp lý. Hạ tầng khóa công khai (PKI) là công nghệ được sử dụng phổ biến nhất để cung cấp tính năng bảo mật này.

Chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn (QES)

Hình thức chữ ký điện tử này mạnh hơn chữ ký điện tử nâng cao vì có bổ sung thêm hai yếu tố:

• Được tạo ra bởi thiết bị tạo chữ ký đủ tiêu chuẩn thuộc quyền sở hữu của người ký (thường là thẻ SIM, thẻ thông minh hoặc thẻ nhớ USB) hoặc được quản lý bởi nhà cung cấp dịch vụ đám mây được ủy quyền
• Dựa trên chứng chỉ đủ điều kiện cho chữ ký điện tử do nhà cung cấp dịch vụ ủy thác đủ điều kiện cấp

Loại chữ ký điện tử nào phù hợp với doanh nghiệp?

Chữ ký điện tử có thể được sử dụng trong nhiều tình huống và có nhiều loại khác nhau sẽ phù hợp với từng trường hợp.

•  Chữ ký điện tử đơn giản nói chung sẽ phù hợp để ký các tài liệu như:

• Một số tài liệu nhân sự, chẳng hạn như thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), thông báo về quyền riêng tư và các quy trình giới thiệu nhân viên.

• Các thỏa thuận thương mại giữa các doanh nghiệp, bao gồm thỏa thuận bảo mật thông tin NDA, các đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng, hóa đơn và báo cáo lắp đặt

• Các thỏa thuận với khách hàng, bao gồm tài liệu mở tài khoản bán lẻ, điều khoản bán hàng, điều khoản dịch vụ, xác nhận đơn hàng và hóa đơn

• Chữ ký điện tử nâng cao sẽ phù hợp hơn khi thực hiện các giao dịch tài chính lớn hoặc dùng để ký các văn bản có thể mang lại lợi ích pháp lý đáng kể.

Vì hiệu lực pháp lý của các loại chữ ký điện tử tương đương với hiệu lực của chữ ký viết tay, nên chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn có thể được sử dụng trong nhiều trường hợp (bao gồm bên ngoài quốc gia) trong đó chữ ký viết tay sẽ được sử dụng trong các trường hợp như hợp đồng lao động, bảo hiểm và các hợp đồng khác; các giao dịch tài chính như thương mại điện tử và ngân hàng trực tuyến; và các thủ tục hành chính như kê khai thuế, tương tác với cơ quan bảo hiểm y tế và yêu cầu cấp giấy khai sinh.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp để chuyển đổi sang chữ ký điện tử, việc chọn loại chữ ký điện tử phù hợp với nhu cầu, đảm báo tính bảo mật, trải nghiệm người dùng và có giá trị pháp lý là vô cùng quan trọng. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ cần phải cân nhắc đến bối cảnh pháp lý và những quy định tại nơi doanh nghiệp hoạt động – lưu ý rằng trong một số trường hợp có thể không tương thích với bất kỳ hình thức chữ ký điện tử nào. Ngoài ra doanh nghiệp cũng cần cân nhắc về khía cạnh rủi ro và cơ hội khi sử dụng chữ ký điện tử. Từ đó, lựa chọn loại chữ ký điện tử phù hợp, tùy theo mục đích, giá trị và mức độ rủi ro của các loại giao dịch khác nhau.

Lợi ích của việc ứng dụng chữ ký điện tử

Ngoài việc giúp các bên ký kết từ xa, phân bổ ở nhiều nơi khác nhau dễ dàng ký tài liệu hơn, việc áp dụng giải pháp phần mềm chữ ký điện tử còn mang lại nhiều lợi ích khác.

Theo nghiên cứu của DocuSign, việc tăng cường bảo mật được xem là lợi ích kinh doanh hàng đầu. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và thời gian nhờ vào tốc độ và sự đơn giản của chữ ký điện tử khi so sánh với việc in ấn và vận chuyển tài liệu để thu thập chữ ký của các bên trên các hợp đồng hoặc tài liệu khác. Việc ký kết trở nên hiệu quả hơn cho phép thực hiện các hợp đồng nhanh chóng hơn và từu đó giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tốt hơn cho các khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Các tài liệu được ký điện tử cũng sẽ được lưu và cất trữ một cách điện tử, từ đó giúp giải phóng không gian văn phòng làm việc và tiết kiệm chi phí so với việc lưu trữ tài liệu vật lý. Người dùng được ủy quyền cũng sẽ dễ dàng hơn — bất kể họ ở đâu — việc truy xuất tài liệu từ kho lưu trữ điện tử đều sẽ được thực hiện dễ dàng hơn.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chưa?

Nếu doanh nghiệp đã sẵn sàng bắt đầu áp dụng chữ ký điện tử, bước đầu tiên là xác định các yêu cầu của doanh nghiệp và hiểu loại giải pháp chữ ký điện tử nào cần thiết cho doanh nghiệp để đáp ứng các yêu cầu pháp lý, quy định và hoạt động vận hành. Là một phần trong quá trình ra quyết định của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần cân nhắc liệu giải pháp quản lý hợp đồng kỹ thuật số có thể giúp việc ký kết điện tử trở nên hiệu quả hơn và mang lại lợi ích kinh doanh hay không.

Cần đảm bảo doanh nghiệp hợp tác với nhà cung cấp có kiến ​​thức chuyên môn và cung cấp đa dạng các giải pháp để lựa chọn, đồng thời có khả năng tích hợp giải pháp doanh nghiệp đã chọn vào các công cụ hiện có của doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với chúng tôi để tìm hiểu thêm.